Si vous voulez savoir comment rédiger le mail de confirmation de rendez-vous commercial parfait, alors, vous êtes au bon endroit, car nous sommes sur le point de vous donner quelques conseils précieux.
Alors, allons droit au but !
Voici d’abord un scénario qui vous explique pourquoi la confirmation des rendez-vous est importante.
Imaginez que vous avez conclu un rendez-vous à votre client ou prospect potentiel, mais vous ne recevez aucune nouvelle de lui pendant un certain temps. Et lorsque l’heure du rendez-vous arrive, il ne se présente pas. Vous avez donc perdu votre temps qui aurait pu être attribué à une rencontre avec un autre client.
Si quelque chose de ce genre se produit plusieurs fois par mois, vous pouvez imaginer les opportunités d’affaires que vous pourriez perdre à la fin du mois. De plus, cela perturberait votre emploi du temps.
Un rendez-vous de confirmation vous permet d’éviter cela. Bien entendu, le téléphone est le moyen le plus rapide pour ce faire, mais le mail peut se révéler efficace si vous savez bien le rédiger.
C’est ce qui nous amène à la question du jour !
Comment rédiger le mail de confirmation de rendez-vous commercial parfait ?
Lorsque vous rédigez votre e-mail, le mieux est de le garder court et clair. La clarté est un signe de professionnalisme. De plus, cela rend la confirmation de votre rendez-vous plus efficace. Par contre, si votre message est trop long, les détails les plus importants seront enfouis sous de nombreuses informations inutiles.
Vous pouvez par exemple utiliser les formules suivantes :
Exemple 1
Objet : confirmation de rendez-vous avec Marc Dupont
Cher Monsieur Arthur,
Je voudrais confirmer votre rendez-vous avec Marc Dupont demain 24 octobre à 14 h au sein de votre société. Veuillez me contacter pour toute question et me tenir informé en cas de changement.
Cordialement,
Carina Jade, Secrétaire, Gaz Electricité de Grenoble
Exemple 2
Objet: Marc Dupont – Confirmation de rendez-vous
Cher Arthur,
Ceci est un rappel pour confirmer votre rendez-vous avec Marc Dupont demain le 24 octobre à 14 h.
Votre réunion se tiendra à l’hôtel Barrière Lille, bureau numéro 12 au rez-de-chaussée.
Voici mon numéro de téléphone portable au cas où il y aurait un changement : +33 4 76 84 38 82.
N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.
Merci et bonne réunion.
Carina Jade, Secrétaire administrative de Marc Dupont, Gaz Electricité de Grenoble
Exemple 3
D’une manière générale, vous pouvez utiliser le modèle suivant :
Objet : Confirmation de rendez-vous avec [nom de la personne au sein de votre organisation]
Bonjour, je vous écris pour confirmer votre rendez-vous avec [personne ou groupe de personnes] le [date] à [lieu].
Si vous avez besoin d’aide pour trouver l’emplacement, veuillez communiquer avec [moi, nous] au [numéro de téléphone, adresse e-mail].
J’apprécie sincèrement une confirmation rapide de votre part.
Au plaisir de vous y rencontrer.
[Votre nom, votre fonction et le nom de votre organisation, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail]
Note : Votre e-mail de confirmation de rendez-vous doit rappeler à l’autre partie quand et où la rencontre est censée avoir lieu. Il doit également inclure toujours la date et l’heure. Comme vous pouvez le constater, les trois exemples de mail de confirmation ne font que moins de 100 mots.
Autres conseils importants pour rédiger votre mail de confirmation de rendez-vous commercial
Évitez les fautes d’orthographe et les problèmes de ponctuation
Avez-vous déjà envoyé un e-mail et vous êtes-vous rendu compte, tout de suite après, qu’il contient une faute d’orthographe ou de ponctuation ? Ce sont des choses qui arrivent, mais en milieu professionnel, cela peut vous coûter cher, car votre message va être mal perçu par son destinataire et vous pourriez perdre sa confiance envers vous.
C’est pour éviter cela que certaines entreprises confient la gestion des rendez-vous commerciaux à des prestataires externes qui ont les qualifications nécessaires pour rédiger un bon message.
Demandez toujours un suivi
Dans nos exemples, vous pouvez voir que le dernier paragraphe d’un e-mail de confirmation de réunion devrait toujours encourager le destinataire à vous contacter s’il le souhaite.
De cette manière, vous lui montrez votre attention et votre politesse. Offrez-lui la possibilité de modifier la date ou l’heure du rendez-vous en cas de besoin.
Comment conclure votre mail de confirmation de rendez-vous commercial ?
Vous vous dites peut-être que c’est une chose évidente de dire «merci» au destinataire de votre message. Mais pour qu’il soit parfait, vous devez utiliser des termes professionnels comme « Sincèrement », « Respectueusement » ou « Cordialement ».
De même, assurez-vous d’utiliser toujours votre nom complet et de mentionner votre fonction.
Utilisez un CRM
Pensez à utiliser une application telle qu’un CRM pour vous rappeler automatiquement quand vos rendez-vous sont planifiés. D’une part, cela vous donne une meilleure idée du moment où tous vos rendez-vous doivent avoir lieu et vous donne le temps de vous y préparer correctement. Cet outil peut même être configuré pour envoyer des rappels de rendez-vous automatisés.
Personnalisez vos messages
Votre entreprise a une image unique. Garder cette image cohérente pour aider vos clients à faire confiance à votre organisation et, finalement, à la promouvoir.
Chacun des e-mails de rendez-vous que vous envoyez doit donc être personnalisé pour correspondre au ton de votre marque et pour fournir aux clients des détails importants concernant la réunion.
Utilisez des CTA
Pour les confirmations par e-mails, le message devrait comporter un bouton CTA (Call-to-action) que le client/prospect potentiel peut cliquer pour confirmer facilement le rendez-vous.
Une fois que le destinataire du message confirmera ou voudra reporter la rencontre, un e-mail de confirmation ou un message texte sera instantanément envoyé à votre téléphone portable.
Ainsi, vous serez toujours au courant des personnes qui ont confirmé, annulé ou reporté les rendez-vous, ce qui vous permet de gagner du temps et d’éviter les mauvaises surprises à la dernière minute en raison de rendez-vous non pris.
Conclusion
Vous n’y avez peut-être pas pensé, mais les clients et prospects adorent recevoir des e-mails de confirmation de rendez-vous. Ils sont ravis à l’idée que vous avez pensé à eux.
Et lorsqu’ils reçoivent le rappel, ils sont souvent plus enclins à répondre et à vous envoyer d’autres informations concernant la réunion. Mais n’oubliez pas, lorsque vous rédigez votre mail, chaque petit détail doit montrer à quel point vous êtes professionnel.
Nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à attirer l’intérêt de vos interlocuteurs et à ne rater aucune opportunité d’affaires à l’avenir.
