Pour les établissements de l’enseignement supérieur, la mise à jour des fichiers Alumni représente un enjeu important. En effet, auparavant plus connus sous le nom d’« association des anciens élèves », les Alumni ont pour rôle principal d’animer la communauté des diplômés d’une école, de promouvoir la solidarité et de proposer des outils, des services, et de l’entraide. Mais ça ne s’arrête pas là ! En effet, les réseaux de diplômés sont devenus des enjeux stratégiques pour les écoles supérieures ou les universités, devant faire face à une concurrence de plus en plus importante.
Ici, nous verrons alors ensemble, en quoi la mise à jour de ces fichiers Alumni représente un atout crucial pour votre établissement. Vous saurez également comment cela peut être mis en œuvre.
Les différents enjeux de la mise à jour des fichiers alumni
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Développer les liens entre entreprises et écoles ;
Les Alumni représentent un réseau de hauts dirigeants, anciennement élèves des écoles.
Ces personnes représentent un annuaire de contacts très important pour la formation des élèves actuellement étudiants. En effet, ces dirigeants, connaissant l’école et le type d’élèves apprenants, peuvent, potentiellement, être source de propositions de contrats d’alternance, de professionnalisation ou d’apprentissage.
Ces Alumni représentent alors une réelle source d’opportunités d’entrée dans la vie active pour les apprenants.
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Proposer des manifestations, conférences, ateliers etc. ;
L’objectif est également de pérenniser l’esprit de l’école. Les anciens élèves ne sont alors jamais complètement écartés de la vie de l’école. Ils deviennent des acteurs majeurs. Forts de leurs expériences, ces diplômés seront alors potentiellement appelés à partager leurs parcours et leurs conseils auprès des actuels apprenants.
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Participation à des financements
Les associations les plus anciennes et/ou comptant le plus de membres lancent parfois des appels aux dons pour leurs fondations. Les fonds privés récoltés servent généralement au financement de la mobilité des étudiants et des enseignants. Des dons peuvent également être engagés pour financer et encourager des recherches.
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L’enregistrement au RNCP
Les Alumni proposent également la mise à jour des données au RNCP*. En effet, ce répertoire doit être réactualisé tous les 3 à 5 ans.
L’objectif est alors pour ces anciens élèves d’obtenir un diplôme via la VAE**, pour lequel l’enregistrement préalable au RNCP est indispensable.
*RNCP : Répertoire National des Certifications Professionnelles
** VAE : Validation des Acquis d’Expérience
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Garder contact et encourager les échanges ;
Enfin, l’un des objectifs des Alumni est, bien sûr, d’entretenir les liens de camaraderies entre anciens élèves. Ainsi, cela favorise et développe la communication de personnes ayant connu un parcours éducatif commun.
Externaliser la mise à jour des fichiers Alumni
La mise à jour des données relatives à ces diplômés est primordiale et indispensable. Cela permettra à ces associations de répondre efficacement aux besoins de ces établissements.
Des mécaniques d‘acquisition et d’engagement permettent alors de nourrir une relation avec les membres d’une communauté.
Pour effectuer cette mise à jour des fichiers alumni, les données relatives à ces anciens élèves peuvent être récoltées au travers différentes sources :
- Appel ou envoi de SMS au contact afin de confirmer ou corriger les données relatives à son parcours.
- Utilisation d’un agent conversationnel intelligent.
- Récupération et enregistrement des données accessibles sur les réseaux sociaux, tout particulièrement LinkedIn.
- Contacter les proches de l’ancien élève.
Ces opérations sont primordiales, et doivent être renouvelées régulièrement. Sans cela, le fichier sera rapidement erroné et l’efficacité sera moindre.
Certains établissements sont dans l’incapacité de réaliser cette prospection (par manque de temps ou de moyens humains). Ils ont alors la possibilité d’externaliser des tâches. Les centres d’appels, par exemple, peuvent répondre à ce besoin. En effet, ces entreprises sont en capacité de traiter un important volume d’appels en un temps limité grâce à leurs infrastructures et leur capacité à réunir efficacement le nombre suffisant d’agents.
Conclusion
En résumé les Alumni sont des associations en collaboration avec des écoles. Elles ont alors pour objectif principal de créer de la valeur à partir des diplômés. Elles permettent alors notamment à ces établissements d’avoir une valeur ajoutée par rapport aux autres. Cela passe par des propositions de contrats pour les actuels apprenants par exemple. Il peut s’agir également d’évènements ou le diplômé présente le parcours auquel il a eu axés etc. En bref, l’objectif est de créer une image de marque alimentée par les anciens élèves.
L’efficacité de ces Alumni passe avant tout par la qualité, la pertinence et l’actualisation des fichiers.
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