L’organisation d’un évènement est à la fois un moment important de votre stratégie de communication et une excellente opportunité pour faire du networking.
Qu’il s’agisse d’une JPO (journées portes ouvertes), d’une SPO (soirées portes ouvertes), d’un forum ou d’un job dating, il est indispensable de vous donner les moyens de réunir un maximum de participants. Pour ce faire, différentes étapes sont importantes, à chaque moment du processus.
La meilleure stratégie d’invitation à des évènements pour étudiants est toujours multicanale, pour maximiser vos chances d’obtenir confirmation de leur présence effective.
Le marketing digital pour diffuser votre évènement
La première étape consistera à organiser une vaste campagne de communication autour de l’évènement pour étudiants que vous organisez.
Celle-ci devra utiliser les différents outils du marketing digital pour être efficace.
Les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont incontournables.
Pour s’adresser aux « millenials », qui constituent aujourd’hui le public cible de presque tout évènement destiné à des étudiants, ils s’agit de l’outil le plus efficace. Facebook, Twitter, Instagram ou Snapshat constituent des relais d’une portée inégalable.
L’emailing
L’emailing permet de s’adresser directement et individuellement aux personnes que vous invitez. S’appuyant sur une base de données à jour, il vous permettra d’atteindre un maximum de personnes.
Pour qu’une campagne d’emailing soit réussie, elle doit notamment respecter quelques règles simples : sélection appropriée de la liste de contacts, envoi d’un email clair et attrayant, incitation à l’action convaincante, etc.
La relance, une étape-clé de l’invitation à des évènements pour étudiants
La relance est une étape cruciale, car elle permet de s’assurer que vos contacts ont bien reçu et lu l’invitation que vous leur avez envoyée et de confirmer leur participation.
Donner de l’efficacité à votre emailing
Envoyez un simple email et attendre n’est pas une stratégie efficace. En effet, vos contacts le liront peut-être mais, même s’ils sont intéressés par votre évènement, l’oublieront sans doute rapidement.
Mener une campagne de relance permet de leur rappeler la tenue de l’évènement. Si votre premier mail a éveillé leur intérêt, nul doute que la relance marquera leur esprit.
S’assurer de la présence des participants
L’autre intérêt de la relance est qu’elle vous permet de savoir qui participera à votre évènement pour étudiants.
Vous pourrez alors adapter en temps réel votre stratégie de communication et l’organisation de l’évènement en fonction des informations que vous aurez recueillies. Mais pour ce faire, la relance doit être réalisée avec les bons outils.
Les outils de la relance multicanale
Gérer la relance en multicanal présente de nombreux atouts, car elle permet d’additionner les avantages de chaque outil. Grâce au market automation, leur mise en oeuvre sera simplifiée et coordonnée.
L’email
Ce canal permet une automatisation de la relance d’invitations à la fréquence choisie. Vos contacts recevront ainsi régulièrement un email les invitant à participer à votre évènement pour étudiants.
Les mails peuvent contenir un lien pour valider leur inscription, puis pour confirmer leur participation à l’évènement.
Le téléphone
L’intérêt du téléphone est qu’il créé un contact direct avec la personne que vous souhaitez inviter et vous permet de vous assurer qu’elle a bien pris connaissance de l’évènement.
De plus, ce canal permet de vérifier et mettre à jour les coordonnées du contact s’il n’a pas reçu le mail, d’obtenir confirmation de sa participation en temps réel et de susciter un plus fort intérêt pour l’évènement.
La réalisation d’une campagne téléphonique peut être coûteuse en temps et en argent. Mais, grâce au chatbot vocal dont dispose Citizen Call, elle peut être réalisée en un temps record et pour un coût fortement réduit.
Le SMS
Le SMS est un bon canal pour faire un dernier rappel de l’évènement et sécuriser ainsi la participation des inviter. Il servira également à rappeler les informations pratiques pour s’y rendre et transmettre les coordonnées d’un responsable en cas de besoin.
La relance post-évènement
S’adresser aux participants à la suite de votre évènement pour étudiants est fortement recommandé. D’une part, cela vous permettra de recueillir leurs impressions sur celui-ci, à travers un questionnaire de satisfaction par exemple.
D’autre part, vous pourrez les remercier de leur participation et les garder engagés, c’est-à-dire susceptibles de participer à votre communauté digitale et de se rendre à d’autres évènements que vous organiserez.
On le voit, l’invitation à des évènements pour étudiants est un travail de longue haleine. C’est pourquoi de nombreux organismes font appel à des prestataires spécialisés comme Citizen Call. Leur expérience et leurs compétences permettent de gagner du temps et de réduire les coûts, tout en gagnant en efficacité.
