La planification des rendez-vous représente une part importante de l’emploi du temps d’un manager et peut avoir un impact non négligeable sur son efficacité.
De nos jours, il est toutefois possible de confier cette tâche à un agent virtuel. Basé sur l’intelligence artificielle, le chatbot peut gérer efficacement votre agenda au rythme de vos priorités, et ce, via trois manières différentes : soit par mail, soit par téléphone, ou en associant ces deux canaux de communication.
Concrètement comment pouvez-vous prendre un rendez-vous commercial avec un agent virtuel ?
La prise de rendez-vous qualifiés avec un agent virtuel en 3 étapes
Pour permettre à votre chatbot de prendre un rendez-vous à votre place, vous devez :
- Vous doter d’un assistant virtuel intelligent après d’un fournisseur spécialisé dans ce domaine
- Mettez le chatbot en copie de chaque échange d’e-mail avec vos prospects ou clients
- Ajouter une phrase dans le corps du message, mentionnant que le chatbot doit fixer un rendez-vous. À partir de ce moment, c’est votre agent virtuel qui se chargera du reste.
Une fois alerté par votre mail, le chatbot va reprendre les échanges avec le (les) interlocuteur (s) que vous devez rencontrer. Ainsi, il va chercher les créneaux horaires disponibles dans votre agenda et fixer le rendez-vous.
Ceci étant fait, le robot enverra la confirmation de la date et l’heure du rendez-vous à la (aux) personne(s) concernée(s).
3 points essentiels à vérifier
Lorsque vous confiez la prise de rendez-vous à votre chatbot, il est essentiel de lui donner un accès à vos calendriers. Pourquoi ? Pour qu’il puisse trouver facilement les horaires encore libres. Ainsi, il pourra directement dialoguer avec vos clients ou prospects pour la validation de la réunion.
Autre point important. Sachez qu’il est bien possible de dialoguer avec un chatbot via des messages écrits ou via un appel téléphonique. Dans les deux cas, assurez-vous que vous avez bien choisi l’agent virtuel capable de dialoguer de façon naturelle et instantanée et de fournir des réponses adaptées à vos interlocuteurs.
Enfin, il est essentiel de mettre votre agenda à jour. Même s’il est doté d’une intelligence artificielle, le chatbot n’est pas capable de deviner les rendez-vous que vous avez déjà pris de votre côté. Il ne tiendra compte que ceux dont vous avez notés dans votre agenda.
Pour une meilleure gestion de vos rendez-vous …
De nos jours, les fournisseurs spécialisés dans la conception des agents virtuels s’efforcent de concevoir des solutions de plus en plus intelligentes pour permettre à leurs utilisateurs de gagner en efficacité.
Si vous travaillez 40 heures par semaine, vous pouvez par exemple économiser jusqu’à 11 % de votre temps qui est généralement dédié à la prise de rendez-vous.
On insiste pourtant sur le fait que vous devez fournir un accès complet à vos calendriers et vous êtes tenu de les mettre à jour. De ce fait, le chatbot pourra s’y connecter, extraire les données, enregistrer de nouveaux rendez-vous, et éventuellement informer les personnes concernées par chaque réunion. Attention toutefois, car l’information des participants peut souvent poser problème à cause des systèmes de sécurité digitale comme le pare-feu.
N’oubliez pas qu’il est possible de spécifier vos préférences dans votre calendrier. Vous pouvez par exemple indiquer certaines heures de la journée pendant lesquelles vous ne souhaitez pas avoir des rendez-vous, le temps de pause à respecter entre deux réunions, etc. Ceci vous permet d’avoir l’esprit tranquille de maîtriser vos disponibilités et indisponibilités.
Profitez des avantages de l’agent virtuel et de l’Intelligence Artificielle
Lorsque vous avez réalisé les différentes étapes susmentionnées, la gestion de votre agenda par l’agent virtuel peut désormais commencer. Dans chaque message nécessitant un rendez-vous, assurez-vous de mettre l’adresse de votre assistant virtuel en copie.
L’agent virtuel va alors proposer des créneaux horaires, avec le lieu de rendez-vous, aux personnes à inviter, en utilisant un langage naturel et poli. Il pourra ensuite attendre jusqu’à ce que celles-ci acceptent l’invitation.
Bien entendu, vous n’aurez plus besoin de vérifier plusieurs fois vos mails en attendant ces réponses. Le chatbot peut faire cela sans s’énerver ou s’impatienter. De plus, il retrouve automatiquement les réponses à vos mails dès que cela se produit et met à jour votre agenda avant de vous en informer.
Mieux encore, si vous souhaitez annuler, avancer ou reporter un rendez-vous qui est déjà inscrit dans votre agenda, vous n’avez qu’à le communiquer à votre assistant virtuel intelligent.
Ce dernier réalisera les démarches nécessaires et vous avertira des éventuels changements après la confirmation du nouveau planning qu’il va fixer avec vos invités. Et si vous voulez faire un suivi de la gestion de vos rendez-vous, votre chatbot pourra toujours vous faire un rapport détaillé à tout moment.
