Votre base de données est un coffre-fort rempli de trésors inexploités ? Mais, comme un coffre-fort bien gardé, vos données ne livrent pas facilement leurs secrets.
En ce sens, diverses raisons peuvent vous amener à faire le choix de l’externalisation de la mise à jour de base de données :
- Gagner du temps et des ressources,
- Réduire les coûts,
- Bénéficier d’une expertise métier,
- Améliorer la sécurité et la performance de la base de données.
Dans cet article, nous vous dévoilons 10 conseils pour choisir le prestataire idéal et transformer votre base de données en un véritable atout pour votre entreprise.
1. Définissez vos besoins de mise à jour de base de données en amont de vos recherches
La définition de vos besoins est une étape incontournable, sous peine de vous lancer tête baissée. Pour cela, il est primordial de rédiger un cahier des charges qui va définir vos différents besoins à court et à long terme, ainsi que le type de campagne que vous souhaitez mettre en oeuvre (prospection, évaluation, vente, etc.).
Si vous êtes au début de votre projet et que vous n’avez pas encore une idée claire de vos besoins, vous prenez le risque de faire appel à un prestataire non spécialiste, ou qui connait mal le marché que vous souhaitez cibler.
Alors surtout ne vous précipitez pas et prenez le temps de bien définir les différents points de votre projet. Un cahier des charges complet et clair est votre clé de succès.
Quelques points importants pour un bon cahier des charges :
- Présentez votre entreprise, votre stratégie et votre cible,
- Listez l’ensemble des fonctionnalités que vous souhaitez,
- Mettez des priorités,
- Privilégiez une présentation simple,
- Utilisez des schémas.
2. Sélectionnez une poignée de prestataires
Il est temps de constituer une liste de prestataires potentiels. Privilégiez la qualité à la quantité en sélectionnant des experts reconnus pour leur expertise dans votre secteur d’activité et leur capacité à répondre à vos besoins spécifiques.
Plusieurs options s’offrent à vous pour identifier les prestataires :
- Recommandations de votre réseau professionnel,
- Plateformes de mise en relation,
- Sites web et blogs des prestataires.
De cette recherche ressortira une « short-list » comprenant les spécialistes les plus intéressants. Ainsi, il ne vous restera plus qu’à en sélectionner quelques-uns sur lesquels vous allez poursuivre votre investigation.
Nous vous conseillons toujours de rencontrer plusieurs entreprises avant de faire votre choix. Cela vous donnera l’occasion de visiter leurs locaux et de voir dans quel cadre les employés travaillent et ainsi estimer si la relation vous conviendra
3. Établissez un contact
À la suite de votre première sélection, il est maintenant temps d’établir un premier contact direct avec le centre de contact qui vous semble, pour le moment, le plus adapté à vos besoins.
Ce dernier doit en conséquent être capable de fournir quelques éléments de réponse formels sur sa prestation afin que vous puissiez finaliser votre choix.
Notre conseil : n’hésitez pas à faire faire plusieurs devis. Il est important de bien comparer les différents prestataires pour sélectionner celui qui vous correspondra le mieux
4. Cherchez des références dans la mise à jour de base de données
Si votre centre de contact possède un site fiable, vous pouvez donc y découvrir ses différentes réalisations. Reste à vous de mener une petite enquête pour avoir plus d’informations sur ses références, sur les retours d’expérience des utilisateurs qui y ont déjà eu recours, sur sa méthode de travail et ses performances.
Attention : la plupart des clients, surtout s’ils sont prestigieux, ne souhaitent pas divulguer le fait qu’ils font appel à un prestataire.
Cependant, la plupart des prestataires qualifiés trouvent un moyen de vous le faire savoir sur leur site. Par exemple, ils peuvent dévoiler qu’ils ont de bonnes relations avec de “grands groupes”.
À vous de chercher ces indices en lisant attentivement la présentation des entreprises
Vous pouvez également vous permettre de contacter les clients du prestataire pour en savoir plus et pour avoir une idée de la qualité des services.
5. Vérifiez les critères financiers
Lors de l’externalisation de la mise à jour de votre base de données, il est important de vérifier les critères financiers du prestataire afin de s’assurer de sa solidité financière et de sa transparence dans la gestion de ses comptes.
Voici quelques points à vérifier :
Il n’est pas nécessaire de se tourner vers les plus grosses structures. De petites plateformes spécialisées (PME) peuvent également offrir d’excellents résultats, surtout dans des secteurs de niche (industrie, assurance, etc.).
Si le prestataire est étranger, il peut être plus difficile de vérifier ses critères financiers. Dans ce cas, vous pouvez essayer de trouver des informations sur son site internet ou sur des sites web spécialisés. Vous pouvez également demander au prestataire de vous fournir des références de clients satisfaits.
Cependant, le choix d’un prestataire français reste la meilleure solution pour une prestation de qualité. En effet, les prestataires français sont soumis à des réglementations strictes en matière de protection des données et de droit du travail.
6. Pensez aux éléments techniques pour la mise à jour de base de données
Lors de l’externalisation de la mise à jour de votre base de données, il est important de prendre en compte les éléments techniques suivants :
1. L’expérience du prestataire
Le prestataire doit disposer d’une grande expérience dans le domaine de la mise à jour de bases de données. Il doit être capable de comprendre vos besoins et de vous proposer des solutions adaptées.
2. La stratégie organisationnelle du prestataire
Le prestataire doit avoir une stratégie organisationnelle claire et efficace. Il doit être capable de gérer les projets de manière efficiente et de respecter les délais impartis.
3. Les outils techniques du prestataire
Le prestataire doit disposer des outils techniques nécessaires pour mettre à jour votre base de données de manière efficace et sécurisée.
4. La capacité du prestataire à maîtriser les processus
Le prestataire doit être capable de maîtriser les processus d’élaboration et d’application de votre campagne télémarketing. Il doit être capable de suivre vos instructions et de vous fournir des résultats concrets.
5. Les services digitaux proposés par le prestataire
De plus en plus de prestataires proposent des services digitaux complémentaires à la mise à jour de bases de données, tels que l’emailing, la création de sites web et le marketing digital. Si vous avez besoin de ces services, il est important de choisir un prestataire qui les propose en interne. Cela vous permettra de bénéficier d’une meilleure cohérence dans vos actions marketing et d’une meilleure efficacité.
7. Penchez-vous sur ses ressources humaines
Lors de l’externalisation de la mise à jour de votre base de données, il est essentiel de s’assurer que le prestataire dispose des ressources humaines compétentes pour répondre à vos besoins.
Voici quelques points à vérifier :
- Le prestataire a-t-il une équipe dédiée ?
- L’équipe est-elle composée de personnes expérimentées et qualifiées dans votre secteur d’activité ?
- Le prestataire dispose-t-il d’un plan de formation pour ses équipes ?
- Le prestataire est-il capable de comprendre vos besoins et de les traduire en solutions concrètes ?
Il est important de rencontrer l’équipe qui sera en charge de la mise à jour de votre base de données. Cela vous permettra de vous assurer qu’elle est compétente et qu’elle a bien compris vos besoins.
En plus de la compétence et de l’expérience, il est également important que l’équipe du prestataire soit capable de travailler en collaboration avec vos équipes. La réussite de l’externalisation dépend en grande partie de la capacité des deux entités à se compléter.
Si le prestataire souhaite travailler en totale autonomie sans s’intégrer à votre stratégie, alors il est préférable de passer au suivant. Il est important de choisir un prestataire qui est prêt à travailler en étroite collaboration avec vous pour garantir le succès de votre projet.
8. Apportez une attention particulière aux clauses du contrat
Le contrat définit les droits et les obligations de chaque partie dans le cadre de l’externalisation de la mise à jour de votre base de données.
Voici quelques points à vérifier dans le contrat :
En plus des points ci-dessus, voici quelques clauses importantes à inclure dans le contrat :
- Une clause de confidentialité qui oblige le prestataire à garder confidentielles toutes les informations et données dont il a connaissance dans le cadre de la prestation.
- Une clause de non-concurrence qui interdit au prestataire de travailler pour vos concurrents pendant une certaine période après la fin du contrat.
- Une clause de limitation de responsabilité qui limite la responsabilité du prestataire en cas de dommages causés par sa négligence.
Prenez le temps de bien rédiger le contrat, pour vous protéger et vous assurer que votre projet d’externalisation de la mise à jour de votre base de données sera un succès.
C’est en prenant le temps de bien réfléchir à ces questions, vous pouvez vous assurer que le contrat répond à vos besoins et vous protège en cas de problème.
9. Vérifier la politique de sécurité et de confidentialité des données
Votre base de données contient des informations sensibles sur vos clients, vos produits et votre entreprise. Il est donc essentiel de choisir un prestataire qui dispose de mesures de sécurité strictes pour protéger vos données contre les accès non autorisés, les vols et les cyberattaques.
Voici quelques points à vérifier concernant la sécurité et la confidentialité des données :
- Le prestataire dispose-t-il d’une certification ISO/IEC 27001 ? Cette certification internationale garantit que le prestataire dispose d’un système de management de la sécurité de l’information (SMSI) robuste.
- Le prestataire effectue-t-il des audits de sécurité réguliers ? Ces audits permettent de détecter et de corriger les failles de sécurité.
- Le prestataire utilise-t-il des technologies de cryptage pour protéger vos données ? Le cryptage permet de rendre vos données illisibles en cas d’accès non autorisé.
- Le prestataire a-t-il une politique de confidentialité claire ? Cette politique doit définir les types de données collectées, la manière dont elles sont utilisées et les personnes qui y ont accès.
- Le prestataire s’engage-t-il à respecter le RGPD ? Le RGPD est un règlement européen qui protège les données personnelles des citoyens européens.
Il est important de choisir un prestataire qui prend la sécurité et la confidentialité des données au sérieux. En prenant le temps de bien vous renseigner, vous pouvez vous assurer que vos données seront protégées.
10. Faites un test
Réaliser un test de courte durée avant de lancer votre campagne est une étape essentielle pour vous assurer que le prestataire répond à vos attentes et que vous êtes à l’aise avec sa méthode de travail.
Ce test vous permettra de :
- Évaluer les résultats obtenus par le prestataire, au-delà des informations fournies et des engagements contractuels.
- Vérifier la communication du prestataire et sa capacité à respecter vos instructions.
- Évaluer la qualification des équipes du prestataire et leur capacité à comprendre vos besoins.
- Vérifier si les valeurs du prestataire correspondent aux vôtres.
- Mesurer les performances du prestataire et son aptitude à atteindre les objectifs fixés.
La plupart des prestataires sérieux vous proposeront d’eux-mêmes de réaliser un test. C’est une bonne indication de leur confiance en leurs services et de leur engagement à vous fournir des résultats concrets.
La durée du test doit être suffisamment longue pour vous permettre d’obtenir des résultats significatifs, mais pas trop longue pour ne pas vous engager sur le long terme si vous n’êtes pas satisfait.
En conclusion, réaliser un test est un moyen simple et efficace de vous assurer que le prestataire que vous avez choisi est le bon pour vous.
N’oubliez pas, pour votre mise à jour de base de données…
Le succès de votre projet dépend en grande partie de la qualité de la relation que vous entretenez avec votre prestataire. Choisissez un prestataire avec lequel vous avez confiance et qui est prêt à travailler en étroite collaboration avec vous pour atteindre vos objectifs.
Citizen Call est le partenaire idéal :
- Une expérience solide : nous jouissons d’une longue expérience (+30 ans) dans le domaine de la mise à jour des bases de données.
- Une approche personnalisée : Nous prenons toujours le temps de comprendre vos besoins et de vous proposer des solutions sur mesure.
- Une équipe qualifiée : Notre équipe de professionnels est expérimentée et formée aux dernières techniques de mise à jour des bases de données.
- Des outils performants : Nous disposons des derniers outils pour garantir la précision, l’efficacité et la sécurité de la mise à jour de vos données.
- Un engagement fort : Nous nous engageons à vous fournir des résultats concrets et mesurables.
